انك لا تكن على استعداد لبدء "مشروعك الصغير" حتى يمكنك أن تفكر فى ادارته بشكل صحيح يحقق لك النجاح و الإستمراريه. العمل هو نشاط مستمر لا يشغل او يدير نفسه. كمدير لمشروعك سيكون عليك تحديد الأهداف، وتحديد كيفية الوصول إلى هذه الأهداف واتخاذ جميع القرارات اللازمة. سيكون عليك شراء أو صنع المنتج الخاص بك، وتسعيره ، و الإعلان عنه وبيعه. سيكون عليك حفظ السجلات، وتحديد التكاليف. سيكون عليك مراقبة المخزون، واتخاذ قرارات الشراء الصحيحة والمحافظة على انخفاض التكاليف. سيكون عليك توظيف وتدريب وتحفيز الموظفين الآن أو مع تقدمك فى المشروع.
تحديد أهداف إدارة المشروع :
الإدارة الجيدة للأعمال التجارية الصغيرة هى مفتاح النجاح لان الإدارة الجيدة تبدأ بتحديد الأهداف. ضع أهداف لنفسك لإنجاز المهام الضرورية و الكثيره لبدأ "وإدارة مشروعك بنجاح". كن محددا. ضع كتابهً أهداف قابلة للقياس من حيث الأداء. جزء الأهداف الرئيسية الى أهداف فرعية، تٌبين ما تتوقع تحقيقه في الشهرين أو الأشهر الثلاثة القادمة، والأشهر الستة القادمة، في العام المقبل، والسنوات الخمس القادمة. بجانب كل هدف رئيسى وبجانب كل هدف فرعي ضع تاريخا محددا يبين متى يتم تحقيقه.
حدد الإجراءات التى يجب اتخاذها لتحقيق الأهداف. في حين أن الجهد المطلوب للوصول إلى كل هدف فرعي يجب أن يكون كبيرا بما يكفي ليثير التحدى داخلك، لا ينبغي أن يكون كبيرا لدرجة غير معقولة حتى يحبطك. لا تخطط لتحقيق أهداف كثيرة معا في وقت واحد حتى لا ترتبك ولا تستطيع تنفيذ ايا منها.
- تحديد الأولويات:
خطط مسبقا كيفية قياس النتائج حتى تتمكن من معرفة بالضبط درجه اجاده ما تقوم به من عمل. هذا هو المقصود من الأهداف "قابلة للقياس". إذا لم تتمكن من الحفاظ على مستوى النتيجة من الجوده اثناء تقدمك فى العمل , الإحتمال الأقوى انك ستفقد الحافز. أعد ترتيب خطة العمل لازاله العقبات التي قد تقف في طريقك. ضع خطه بالعقبات المحتمل ان تحدث وسبل تجنبها أو التقليل من آثارها.
الشراء :
الشراء بمهاره يعتبر عنصرا أساسيا هاما لإدارة مربحه للمشروع. هذا صحيح سواء كنت تاجر جملة أو تاجر تجزئة ، او صانع أو مشغل خدمة. بعض تجار التجزئة يقولون انه هو العامل الأهم والوحيد. البضائع التي يتم شراؤها بعناية يمكن بيعها بسهوله وتحقيق ربح معقول.
- تحديد ما الذى يجب شرائه يعني ان تعرف النوع، المواصفات، الجوده، والعلامة التجارية والحجم واللون، و ما ينطبق على المخزون الخاص بك – الذي يمكنك بيعه أفضل. هذا يتطلب ان تحصل على المعلومات الوافيه من مندوبي المبيعات، والمجلات التجارية والكتالوجات، وخصوصا ما يتعلق بما يحب او يكرهه العملاء المتعاملين معك. يجب تحليل سجلات المبيعات لديك. ينبغي على اى منشأه تقوم بالتصنيع, ان تعرف المشكلة من وجهة نظر العملاء قبل ان تتخذ قرار الشراء, بعد جمع المعلومات عن ما هي المواد وقطع الغيار واللوازم المناسبه لتصنيع ما يطلبه العملاء.
- اعرف احتياجات عميلك المنتظم من خلال تعامله معك, وإجراء تقييم جيد للجمهور الذي تأمل أن يصبح من عملائك. في أي فئة اجتماعية اقتصادية هو؟ هل هم ملاك منازل أم مستأجرين؟ هل يبحثون عن النمط، السعر أم الجودة؟ ما هي الفئة العمرية الغالبة فى محيطك؟
- الشريحه العمريه لعملائك يجب أن تكون الاعتبار الأول في تحديد نمط الشراء. الشباب يشترون أكثر من السكان كبار السن. احتياجاتهم كثيره ، لديهم عدد أقل من المسؤوليات، ولذلك ينفقوا المزيد على أنفسهم. هم أكثر وعيا بالاتجاهات سواء في أسلوب ارتداء الملابس، وانواع السيارات أو المعدات الإلكترونية الحديثه. إذا قررت تلبية متطلبات الشباب لأنهم هم الشريحه السائده في منطقتك، سوف يكون نمط شرائك مختلف تماما عن ما إذا كانت الشريحه الغالبه هى من متوسطى العمر الأكثر تحفظا.
- ادرس المجلات التجارية، والإعلانات الصحيفة والكتالوجات، و ما يعرض فى واجهات المنشآت المماثلة لك فى ما تبيع. اطلب المشورة من مندوبي المبيعات التى تأتى اليك لتعرض بضائعها عليك ، ولكن اشترى من العديد من الموردين بدلا من واحد، حتى تعرف ما أفضل خطوط الموضه او النوع والشكل المطلوب فى الأوقات المختلفه.
- تحديد مصادر البضائع المناسبة ليس سهلا. يمكنك ان تشتري مباشرة من الشركات المصنعة أو المنتجة،او الموزعين، تجار الجملة أو تجار الجملة. اشترى من الموردين الذين يبيعون ما تحتاج اليه و بالمواصفات التى تريدها ويمكن أن يوردوا المطلوب فى الوقت المحدد الذى تحتاج اليها فيه. (يمكن ان تستخدم تجار الجملة والموزعون لتوريد سريع لما تحتاجه حتى تصل شحنات المصنع.)
- يمكنك ان تحصل على احتياجاتك من العديد من الموردين للحصول على أسعار أفضل والإستفاده من المواد الترويجية التى يعرضها. أو قد تحدد مشترياتك بين عدد قليل من الموردين لتبسيط مشاكل الائتمان الخاصة بك. سيساعدك هذا أيضا أن تصبح معروفا بانك البائع لماركة معينة أو خط من البضائع، ومحافظا على مستوى ثابت من الجوده في المنتجات التى تبيعها.
- الشراء مهم إذا كان عملك يخضع للتغيرات الموسمية في حجم المبيعات. ستكون هناك حاجة أكثر للمخزون قبل ارتفاع حجم المبيعات فى موسم الذروه . عند تراجع المبيعات، وانخفاض الحاجة للبضائع عند انقضاء الموسم يجب ان ينخفض حجم المخزون. هذا يعني مشتريات السلع لإعادة بيعها والمواد اللازمة للتجهيز ينبغي أن تختلف تبعا لذلك.
- في البداية، كم هو حجم الشراء المطلوب يخضع للتخمين. أفضل سياسة هي أن تكون مقتصد دون تقتير حتى يصبح لديك ما يكفي من الخبرة للحكم على احتياجاتك. من ناحية أخرى، كيف يمكنك بيع البضائع إذا لم تكن لديك فى مخزنك !.
مراقبه المخزون :
للمساعدة في حل مشاكل الشراء، يجب أن تبدأ في الاحتفاظ بسجلات مراقبة المخزون في الحال. وهذا سوف يساعد على إبقاء التوازن في المخزون - لا كبير جدا ولا صغير جدا - مع نسبة كافيه من تشكيلة من المنتجات، والأحجام والألوان والأنماط والصفات.
في الأساس، هناك نوعان من الرقابة على المخزون- التحكم والسيطرة بالقيمه النقديه ( بالجنيه) والتحكم حسب الوحده . التحكم بالقيمه النقديه تظهر حجم الاموال المستثمرة في كل فئة من المخزون. الضوابط بالوحدة تشير إلى عدد البنود الفردية, متى ومن اين تم الشراء حسب البند. ويمكن لنظام مراقبة مخزون جيد ان يساعدك على تحديد ما هو، ومن اين، و متى، وإلى أي مدى يمكنك الشراء.
التسعير:
الكثير من نجاحك في إدارة الأعمال يعتمد على مدى قدرتك على تحديد الاسعار المناسبه و جوده الخدمات التي تقدمها. إذا كانت الأسعار منخفضة جدا ، فلن تغطي النفقات؛او مرتفعة جدا سوف ينخفض حجم المبيعات. في كلتا الحالتين، لن تحقق أرباحا.
- قبل بدأ عملك يجب أن تقرر المستوى العام للأسعار التى تتوقع المحافظة عليها. هل تبيع احتياجات الجمهور الذين يشترون على المستوى السعرى المتوسط، ام المرتفع، أم المنخفض؟ كما ان اختيارك للمكان، و مظهر المنشأه، ونوعية السلع المتداولة، والخدمات التي سيتم تقديمها و السعر, تعتمد على العملاء الذين تأمل فى استقطابهم.
- بعد تحديد مستوى العام للأسعار، تصبح على استعداد لتسعير الأصناف الفردية. بشكل عام، سعر كل بند يجب أن يغطى تكاليف هذا البند، و التكاليف الأخرى، بالإضافة إلى الربح. في الأعمال التجارية التي تبيع بنود قليله، يمكن بسهولة تخصيص التكاليف الإجمالية لكل بند و تحديد السعر بسرعة. لكن عند بيع مجموعة متنوعة كبيره من البنود، تخصيص التكاليف وتحديد مستوى الأسعار تتطلب محاسب.
- اذا كنت تتعامل فى تقديم الخدمات يجب ان يغطى السعر التكاليف الإدارية بالإضافة إلى التكاليف المباشرة لأداء الخدمة. إذا كنت تعمل فى تصنيع المنتجات، يجب ان يشمل السعر تكاليف العمالة المباشرة والمواد واللوازم، و ما اشتريته من أجزاء من منشآت أخرى، والأدوات و المعدات، والنفقات العامة فى المصنع و فى البيع ويجب أن تقدر المصروفات الإدارية بعناية. لحساب التكلفة لكل وحدة يتطلب تقدير عدد الوحدات التى يخطط لإنتاجها. قبل ان ينمو المصنع او يتسع يكون من الحكمة التشاور مع محاسب عن نظام محاسبة التكاليف المستخدم.
- اما السلع الفاخرة فيحد لها مستوى اسعار مرتفع، اما سلع الإستخدام المنزلى يجب ان يكون السعر فى متناول الجميع. على سبيل المثال، الرغبه فى زيادة حجم المبيعات بتخفيض متوسط السعر على بند معين – قد لا يحقق مستوى أعلى من الأرباح الإجمالية اذا تم خفض السعر أكثر من اللازم. الزيادة الناتجة في المبيعات نتيجه لخفض الأسعار ,لا ترفع إجمالي الربح بما يكفي للتعويض عن انخفاض السعر.
- في بعض الأحيان قد ترغب في بيع بند معين أو خدمة بسعر أقل لزيادة حركة المرور على المتجر على أمل زيادة المبيعات من البضائع أو توليد عدد كبير من عقود الخدمة الجديدة. أسعار المنافسين تحكم أيضا الأسعار الخاصة بك. ليس هناك وصفة سحرية من شأنها أن تعمل على كل منتج أو خدمة كل كل الوقت. ولكن يجب أن نضع في اعتبارنا مستوى المتوسط العام التي تحتاجه لتحقيق الربح.
البيع :
إذا كنت تدير مصنع، منفذ للجملة، متجر للتجزئه، متجر للخدمة، أو تعمل كموزع او مقاول، سيكون عليك ان تبيع. مهما كانت جوده المنتج الخاص بك، ومهما كان راى المستهلكين , عليك التفكير في أن تبيع من أجل البقاء.
- أساليب البيع المباشر هي من خلال جهود البيع الشخصي والإعلان ، للعديد من الشركات، تقديم العروض - بما في ذلك التعبئة والتغليف والتصميم للمنتج نفسه – فى الواجهات ، داخل المنشاه ، أو خارجها. بناء سمعة جيدة مع الجمهور من خلال المجاملة والخدمات الخاصة هي طريقة غير مباشرة لبيع. في حين لا ينبغي أبدا أن نهمل البيع الغير مباشر ، الا ان الآتى هو عرض موجز لأساليب البيع المباشر.
- لإقامة منشأتك التجارية على قاعدة ثابتة يتطلب قدرا كبيرا من البيع الشخصي الهجومى. انك تواجه منافسة قائمه بالفعل اذا كنت ستعمل فى مجال سبقك اليه غيرك. أما، إذا كانت فكرة مشروعك جديده فالمنافسة تكون ضئيلة أو معدومة،و لكن سيكون لديك مشكلة اضافية هى إقناع الناس بقيمة الفكرة الجديدة. البيع الشخصي دائما ضروريا لتحقيق ذلك. إذا لم تكن تجيد البيع، من الأفضل استخدام موظف أو مساعد للقيام بهذا العمل.
- وهناك طريقة اخرى لزياده المبيعات عن طريق الإعلان. ويمكن أن يتم ذلك من خلال الصحف النشرات التجاريه، وقسم الصفحات الصفراء من دليل الهاتف، وغيرها من الدوريات المنشورة؛ و الإذاعة والتلفزيون؛و النشرات التي توزع باليد، والبريد المباشر. وسائل الإعلام التي تختارها، وكذلك الرسالة وأسلوب العرض، يجب ان تعتمد على العملاء المستهدفين الذين ترغب في الوصول إليهم. يجب التخطيط والإعداد بعناية للإعلان، و الا سيكون غير فعال. معظم وسائل الإعلام قادرة على وصف خصائص جمهورها (القراء والمستمعين، وما إلى ذلك). منذ التخطيط الأولي و معرفتك لوصف خصائص الزبائن المحتملين، عليك أن تتطابق هذه الخصائص مع وسائل الإعلام لتتوافق مع الجمهور الذى تستهدفه. إذا كنت تبيع المجوهرات باهظة الثمن، لا تعلن في الصحف المدرسية بل فى الصحف و المجلات العامه, لكن اذا كنت تعلن عن إصلاح الدراجات يمكن استعمالها .
- الإعلان يمكن أن يكون مكلف للغاية. من الحكمة تحديد المبلغ الذى ستنفقه على الإعلان، ثم البقاء ضمن ذلك الحد. لمساعدتك في تحديد مدى ما تنفقه، ادرس نسب التشغيل لاعلانات المنشآت المماثلة لك. مندوبي مبيعات وسائل الاعلام يمكنهم مساعدتك على تخطيط وإعداد الإعلانات لك. تأكد من أن تخبرهم بحدود ميزانيتك.
- هناك طريقة ثالثة لتحفيز المبيعات وهى العروض الفعالة سواء في داخل مكان عملك وخارجه. إذا لم يكن لديك أي خبرة سابقة في عمل العروض، سوف تحتاج لدراسة الموضوع أو اعطاء المهمة الى شخص متخصص. راقب عروض الشركات الأخرى ,اقرأ الكتب، والمجلات التجارية، والكاتلوجات المقدمة من الشركات المصنعة للمعدات. قد يكون من الحكمة توظيف خبير فى تجهيز العروض للعرض الافتتاحي لمنشأتك والمناسبات الخاصة، أو استخدام متخصصص لهذه الخدمات على أساس عدم التفرغ. الكثير يعتمد على نوع المشروع وماذا يتطلب.
- الكمية المناسبة من المبيعات وأنواع الأساليب المستخدمه تختلف من عمل إلى عمل ومن مالك الى آخر. من ناحية أخرى، لا يجيب ان يغيب عن ذهنك هدفك الرئيسي - تحقيق الربح .عليك ان تبقى مسيطرا على التكاليف، وتسعر المنتج بعناية.
حفظ السجلات :
احد العناصر الأساسيا في إدارة الأعمال هو حفظ السجلات. الدراسة بعد الدراسة تبين أنه يمكن أن تعزى فشل العديد من المديرين لعدم وجود سجلات كافية أو فشل المالك في استخدام ما هو متاح من المعلومات نتيجه عدم وجود سجلات دقيقه. بدون سجلات، لن يتمكن مالك المشروع من ان يرى مسبقا الطريقة التي يجري العمل. السجلات الدقيقه والمحدثه دائما قد تظهر حدوث كارثه وشيكة، وتحذرك لتأخذ الخطوات الصحيحه لتجنب ذلك. في حين أن المطلوب كثير من العمل الإضافي للحفاظ على مجموعة وافية من السجلات، لكن هذا العمل سيعود بفائده كبيره على المنشأه و يوفر الكثير من النفقات .إذا كنت غير مستعد للحفاظ على سجلات وافية - و ليس لديك شخص يجيد امساك الدفاتر - يجب أن لا تحاول تشغيل اى مشروع تجاري.
انت فى حاجة إلى السجلات لإثبات:
1. العوائد في ظل القوانين الضريبية، بما في ذلك ضريبة الدخل وقوانين الضمان الاجتماعي؛
2. انك تستطيع الحصول على الائتمان من الشركات المصنعة للمعدات أوطلب قرض من أحد البنوك.
3. الأهم من ذلك، انت في حاجة إليها لتشغيل عملك بنجاح وزيادة الأرباح. بسجلات متوازنه دقيقه ومع نظام امساك دفاتر بسيط وواضح، يمكنك الإجابة على الأسئلة مثل:
- كم حجم الأعمال التى تنجزها؟
- ما هي النفقات لدي؟ وتلك التي يبدو أنها مرتفعة جدا؟ ما هو هامش الربح الإجمالي لدي؟ و ما هو صافي الربح؟
- ما هي حالة راس المال العامل فى المشروع؟
- كم النقدية المتاحه في متناول اليد؟ كم في البنك؟ كم أنا مدين به للموردين ؟
- ما هى القيمه الصافية لحصتى فى ملكيه المشروع؟
- ما هي الاتجاهات في الايرادات النقديه، والنفقات والأرباح والقيمة الصافية؟ ما هو موقفي المالي هل فى تحسن ام يزداد سوءا؟ كم تمثل الأصول لدى مقارنة مع ما أنا مدين به للغير؟
- ما هي النسبة المئوية للعائد على الاستثمار الخاص بي؟
- ما هو المبلغ من المبيعات الذى يشكل صافي الربح؟
الإجابة على هذه الأسئلة وغيرها تأتى من خلال إعداد ودراسة الميزانيات العمومية وبيانات الأرباح والخسائر. للقيام بذلك، من المهم أن تقوم بتسجيل المعلومات عن المعاملات عند حدوثها. سجل هذه البيانات بطريقة مفصلة ومنتظمة، وسوف تكون قادرا على الإجابة على الأسئلة أعلاه. سيكون لديك أيضا إجابات لهذه الأسئلة الحيوية الأخرى عن عملك على النحو التالي:
ما هي المنتجات أو الخدمات التي تفضلها زبائنك ؟ وما هى التى تليها؟ والتى ترفضها تماما؟ هل لدي البضائع التى تٌطلب دائما؟ هل أنا مؤهل لتقديم الخدمات التي يحتاجها العملاء أكثر؟ كم من العملاء بطيئة فى الدفع؟ هل على التحول إلى البيع نقدا فقط، أو اضع خطه لاضافه بعض المصاريف على استخدام بطاقات الائتمان ؟
هذا النوع من السجلات و العدد الذى تحتاجه من السجلات تعتمد على نوعيه العمليات التى تتم يوميا. مثال صبي يبيع الصحف صباحا كل يوم لا يحتاج سجلات لجرد ما باعه وما تبقى. انه يشتري ويبيع حصته بالكامل في كل يوم. ولكن مصنع أحذية او متجر ملابس سرعان ما يجدوا أنهم لا يستطيعوا الحفاظ على المخزون اللازم من المعلومات في رؤوسهم.
وفيما يلي قائمة من السجلات،فى مجموعات وفقا لاستخدامها. لن يحتاج اى مشروع كل هذه السجلات. قد لا يحتاج المشروع سوى عدد قليل. يجب أن لا تحتفظ بسجل دون الإجابة على هذه الأسئلة الثلاثة: (1) كيف سيتم استخدام هذا السجل؟ (2) ما مدى أهمية المعلومات المرجح أن تسجل؟ (3) هل المعلومات المتاحة في أماكن أخرى في شكل مناسب؟
القائمة التالية قد تلفت الانتباه للسجلات التى يمكنك استخدامها لنفعها لك :
- المخزون والمشتريات و الوثائق التى تقدم الحقائق للمساعدة في البيع والشراء
- سجل مراقبة المخزون
- سجل الجرد المستمر
- خطة نموذج المتوفر من المخزون
- كشف الذى نفذ من المخزون
- سجل طلبات الشراء
- سجل الموردين
- سجل البضائع المرتجعه
- سجل تغيير الأسعار
- دفتر الأستاذ للحسابات الدائنة
- سجلات المبيعات للمساعدة في تحديد اتجاهات المبيعات
- سجلات معاملات البيع للافراد
- ملخص المبيعات اليومية
- خطة المبيعات
- خطة ترويج المبيعات
- السجلات النقدية لاظهار حركه النقديه.
- سجل تعويض النقدية اليومية
- دفتر النثريات
- دفتر المصروفات النقدية
- تعويض البنك
- السجلات الائتمانية الدائنه الذي يوضح ما لك من المال عند الغير، وما إذا كان يتم الدفع في الوقت المحدد.
- دفتر الأستاذ لحسابات القبض
- دفتر العاملين و يظهر المعلومات المطلوبة قانونا ومعلومات مفيدة للإدارة الفعالة للأفراد.
- دفتر المدفوعات للعاملين و ما يستقطع منها
- سجل نفقات البدلات للموظفين
- طلبات التوظيف
- سجل التغيرات في معدل الأجور
- سجل أسباب إنهاء العمل لموظف
- التوصيف الوظيفي
- سجل الحوادث الحرجه
- سجل الإهلاك و التأمين و المطالبات
- سجل المعدات
- سجل التأمين
- دفتر اليوميه العام
- سجل الأستاذ العام
لتشغيل المنشأه بكفاءة، استخدم المعلومات من سجلات الجرد للحفاظ على مخزون يتماشى مع المبيعات،و للتعرف على اتجاهات، وللأغراض الضريبية. استخدم السجلات لوضع خطة مناسبه للعمل. وضع خطة عمل مدروسة توجهك تعزز فرصك للنجاح.
السجل الذى يظهر البيانات لخطة عمل دقيقه هي الميزانية. قم بعمل ميزانية لمساعدتك في تحديد مدى ما تحقق من زيادة في الربح المتاح لك. فإن الميزانية تجيب على الأسئلة مثل: ما هو حجم المبيعات المطلوب لتحقيق الربح المنشود؟ ما هى النفقات الثابتة اللازمه لدعم هذه المبيعات؟ كم من المصاريف المتغيره يمكن تحملها؟ الميزانية تمكنك من تحديد هدف وتحديد ما يجب القيام به من أجل الوصول إليه.
قارن الميزانية بشكل دوري مع ارقام العمليات الفعلية. مع سجلات فعالة يمكنك القيام بذلك. فى حاله ظهور اى تناقضات يمكن أن تتخذ إجراءات تصحيحية قبل فوات الأوان. القرارات الصحيحة لعمل التصحيح المناسب يعتمد على معرفتك بتقنيات الإدارة في الشراء، والتسعير، والبيع، واختيار وتدريب الموظفين، والتعامل مع المشاكل الإدارية الأخرى.
ربما يمكنك استئجار محاسب أو موظف للتعامل مع حفظ السجلات بالنسبة لك. نعم، يمكنك ذلك. ولكن تذكر حقيقتين هامتين جدا:
1. زود المحاسب بمدخلات دقيقة. إذا كنت تشتري شيئا ولا تسجل المبلغ في دفتر الشيكات لا يمكن للمحاسب ان يٌدخله. إذا كنت تبيع شيئا نقدا ولا تسجله ، فإن المحاسب لن يعرف عنه شيئا ليسجله. السجلات التى سيعدها المحاسب لن تكون أفضل من المعلومات التي تقدمها له.
2. استخدم السجلات لاتخاذ القرارات. إذا ذهبت إلى الطبيب وقال لك انك مريض وتحتاج الى أدوية معينة لتسترد صحتك، يجب ان تتبع نصائحه. إذا كنت تدفع اجر لمحاسب فيقول لك مبيعاتك انخفضت هذا العام، لا تخفي رأسك في الرمال وتتظاهر ان المشكلة سوف تزول من نفسها , انك مخطىء. خذ بالنصيحه واعرف الأسباب وعالجها قبل فوات الأوان.
